Wat voor handtekening dit is
Met GoSellMate Offers laat je een klant digitaal akkoord geven op een voorstel. Dat is een eenvoudige elektronische handtekening. Die is gewoon geldig als bewijs, en voor de meeste zakelijke afspraken is dat precies wat je nodig hebt.
Maar bij sommige documenten eist de wet een vaste vorm. Denk aan: op papier, met de pen, langs een notaris, of met een bedenktijd die er letterlijk in moet staan. Voldoe je daar niet aan, dan kan zo'n afspraak ongeldig zijn. Niet omdat wij iets fout doen, maar omdat de wet er een extra eis aan stelt die geen enkele digitale tekentool invult.
Hieronder staat waar je deze tool dus niet voor moet gebruiken. Per punt in één zin waarom. Deze lijst gaat over Nederlands recht.
De elf uitzonderingen
1Alles waar een notaris bij hoort
Een BV oprichten of de statuten wijzigen, aandelen in een BV overdragen, een huis, bedrijfspand of stuk grond leveren, een hypotheek vestigen, een schenkingsakte, huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden.
Waarom: de wet schrijft hier een notariële akte voor, en die kan alleen een notaris opmaken.
2Testamenten en alles wat je na je overlijden wilt regelen
Waarom: een testament moet via de notaris, of volledig met de hand geschreven en ondertekend zijn. Digitaal kan het niet.
3De koop van een woning door een particuliere koper
Waarom: de wet eist hier een door beide partijen ondertekende akte plus drie dagen wettelijke bedenktijd, en digitaal tekenen wordt hierbij in de praktijk niet geaccepteerd (artikel 7:2 BW).
4Concurrentiebeding en relatiebeding in een arbeidscontract
Waarom: de wet eist niet alleen dat het op schrift staat, maar ook dat blijkt dat de werknemer juist met dát beding heeft ingestemd, en een akkoordklik onder een heel document is daarvoor te weinig (artikel 7:653 BW).
Dit is de fout die het vaakst wordt gemaakt met digitale tekentools, en hij kost werkgevers rechtszaken.
5Het beëindigen van een arbeidscontract
Opzeggen, instemmen met opzegging, en de vaststellingsovereenkomst.
Waarom: dit moet schriftelijk, en de werknemer heeft veertien dagen bedenktijd die in de overeenkomst zelf genoemd moet worden (artikel 7:670b BW).
6Proeftijd en boetebeding in een arbeidscontract
Waarom: ook hiervoor stelt de wet een schriftelijkheidseis, los van de rest van het contract (artikel 7:652 en 7:650 BW).
7Borgstelling door een particulier
Iemand die privé garant staat voor de schuld van een ander, bijvoorbeeld een ouder voor de lening van een kind of een directeur privé voor zijn eigen BV.
Waarom: tegen een particuliere borg kan de borgstelling alleen worden bewezen met een door hem ondertekend geschrift, en daar worden strenge eisen aan gesteld (artikel 7:859 BW).
8Huur van woonruimte, en vooral het opzeggen daarvan
Waarom: een huuropzegging voor woonruimte moet per aangetekende brief of via de deurwaarder, dus een akkoordknop telt niet (artikel 7:271 lid 3 BW).
9Consumentencontracten met een eigen wettelijke vorm
Consumentenkrediet, verzekeringen, financiële diensten, timeshare.
Waarom: daar horen verplichte informatiedocumenten en bedenktijden bij die deze tool niet levert.
10Volmachten met een wettelijke vorm, en procesvolmachten
Waarom: hier gelden aparte vormeisen, en een rechter of notaris accepteert een akkoordklik niet als bewijs van bevoegdheid.
11Alles wat naar buitenlands recht wordt beoordeeld
Zit je klant in België, Duitsland, Spanje of daarbuiten, of staat er in jullie afspraak dat een ander recht geldt, dan gelden daar andere vormeisen dan hier.
Waarom: deze lijst is gemaakt voor Nederlands recht, en wij kunnen niet voor je nakijken wat er in een ander land geldt.
Mag wel, maar wees voorzichtig
Deze horen niet op de verbodenlijst. Het zijn situaties waarin je bewijs sterker moet zijn dan normaal.
Grote bedragen bij een klant die je nog nooit hebt gezien
Hoe groter het belang, hoe eerder iemand zal zeggen: dat heb ik niet getekend. Doe dan minimaal dit: stuur het voorstel naar een e-mailadres waarvan je zeker weet dat het van die persoon is, bevestig het akkoord daarna nog een keer per mail, en bewaar het complete ondertekenbewijs.
Iemand die tekent namens een bedrijf
Controleer of die persoon daar bevoegd voor is. Dat kun je gratis nakijken in het Handelsregister van de KVK. Wij controleren dat niet voor je.
Afspraken met een consument in plaats van met een ondernemer
Dan gelden er extra informatieplichten en soms een bedenktijd van veertien dagen. De tool houdt dat niet voor je bij.
Waar hij wél voor is
Offertes, voorstellen, opdrachtbevestigingen, samenwerkingsafspraken, coachings- en trajectovereenkomsten, onderhoudsafspraken, verlengingen. Kortom: gewone zakelijke afspraken waarvoor de wet geen bijzondere vorm eist.
Dat is precies wat je nodig hebt als iemand ooit zegt: dat hebben wij zo niet afgesproken.
Wat wij vastleggen bij een ondertekening
Bij elk getekend voorstel bewaren wij het ondertekenbewijs. Dat is wat het waard maakt.
- wanneer het voorstel is aangemaakt en verstuurd, en naar welk e-mailadres;
- wanneer het is geopend en hoe vaak;
- het moment van akkoord, met het IP-adres en de browsergegevens van de ondertekenaar;
- de naam en het e-mailadres van de ondertekenaar, en de akkoordtekst waarmee hij tekende;
- een unieke code (een SHA-256-hash) van het voorstel zoals het op dat moment was, zodat je kunt aantonen dat er achteraf niets in is veranderd.
Wat wij vandaag nog niet doen
Wij sturen dit bewijs nog niet automatisch als pdf naar jou en je klant. Dat komt er, maar het is er nog niet. Je kunt het bij ons opvragen, en wij leveren het binnen vijf werkdagen. De link naar het getekende voorstel blijft in de tussentijd gewoon werken.
Wat er precies over de ondertekenaar wordt vastgelegd en hoelang wij dat bewaren, staat in deel B van de privacyverklaring. De juridische kant staat in artikel 22 van de algemene voorwaarden.
Eerlijk over de stand
Wat aan deze tekst nog niet af is
Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies. Twijfel je over een specifiek document? Leg het voor aan een jurist voordat je verstuurt. Dat kost tien minuten en scheelt een hoop gedoe. Wat er nog moet gebeuren aan deze pagina en aan het product eromheen:
- Deze waarschuwing tonen in de dienst zelf, op het moment dat je de handtekeningfunctie aanzet, met een vinkje dat je hem hebt gelezen en een vastlegging van dat moment. Een uitsluiting die je nooit ziet, is juridisch zwak en commercieel waardeloos.
- De automatische pdf met het ondertekenbewijs naar beide partijen.