Artikel 1 en 2
Partijen en onderwerp
Artikel 1Partijen
De verwerker
Gosellmate L.L.C-FZ, handelend onder de naam GoSellMate, gevestigd in Meydan Free Zone, Dubai, Verenigde Arabische Emiraten. Hierna: GoSellMate. Adres: Meydan Grandstand, 6th floor, Meydan Road, Nad Al Sheba, Dubai, Verenigde Arabische Emiraten. Licentienummer: 2534867.01. Contact: support@gosellmate.com. Vertegenwoordiger in de Europese Unie (artikel 27 AVG): nog aan te wijzen; tot die is aangesteld loopt het contact via het adres hierboven.
De verwerkingsverantwoordelijke
De ondernemer die een account op GoSellMate Offers heeft en daarmee voorstellen maakt en deelt. Hierna: de gebruiker. De gegevens van de gebruiker staan in zijn account en gelden als ingevuld in deze overeenkomst.
Wie is wie, in gewone taal
Jij bent de baas over de gegevens van jouw klanten. Wij zijn de leverancier die die gegevens voor jou opslaat en toont. Wij doen daar niets mee wat jij ons niet hebt opgedragen.
Artikel 2Waar deze overeenkomst over gaat, en waar niet
Wel: de persoonsgegevens van de klanten van de gebruiker (hierna: eindklanten), die de gebruiker in een voorstel zet of die ontstaan doordat een eindklant een voorstel opent of tekent. Bijlage 1 beschrijft dit precies.
Niet: de gegevens van de gebruiker zelf. Zijn naam, e-mailadres, inloggegevens, abonnement en betaalgegevens. Daarvoor is GoSellMate zelf verwerkingsverantwoordelijke en geldt de privacyverklaring.
Dit is de overeenkomst die artikel 28 lid 3 AVG voorschrijft. Je gaat er online mee akkoord. Dat mag van de wet.
Rangorde. Wijkt deze overeenkomst af van de algemene voorwaarden, dan gaat deze overeenkomst voor, voor alles wat met persoonsgegevens te maken heeft. Wijkt een bijlage af van de hoofdtekst, dan gaat de hoofdtekst voor.
Artikel 3 en 4
Instructies en wat jij zelf regelt
Artikel 3Instructies
GoSellMate verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de gebruiker en alleen voor zover dat nodig is om de dienst te leveren zoals beschreven in bijlage 1. Dat is de volledige instructie (artikel 28 lid 3 sub a AVG).
De instructie omvat uitdrukkelijk de opslag en verwerking in de regio's die in bijlage 1.5 staan, inclusief de daar genoemde doorgifte. GoSellMate wijzigt die regio's niet zonder de gebruiker vooraf te informeren volgens de procedure van artikel 8.
Wil de gebruiker iets anders, dan geeft hij dat schriftelijk door. GoSellMate mag daar kosten voor rekenen als het extra werk oplevert, en mag weigeren als het technisch niet kan of in strijd is met de wet.
GoSellMate gebruikt de gegevens van eindklanten niet voor eigen doelen. Concreet: niet voor eigen marketing, niet voor het verbeteren van het product, niet voor het trainen of laten trainen van AI-modellen, en niet om ze aan derden te verkopen of te verhuren.
GoSellMate mag wel geanonimiseerde en geaggregeerde gebruikscijfers maken, bijvoorbeeld hoeveel voorstellen er per maand worden gemaakt, zolang die cijfers niet naar een persoon of naar een eindklant herleidbaar zijn.
Moet GoSellMate op grond van een wettelijke plicht toch iets anders doen, dan meldt GoSellMate dat vooraf aan de gebruiker, tenzij die wet dat verbiedt.
Vindt GoSellMate dat een instructie in strijd is met de AVG of met andere privacywetgeving, dan meldt GoSellMate dat onmiddellijk aan de gebruiker (artikel 28 lid 3, slotzin AVG).
Wanneer GoSellMate niet als verwerker handelt. In vier gevallen mag GoSellMate zelf ingrijpen in inhoud van de gebruiker. GoSellMate handelt dan niet als verwerker in opdracht, maar als aanbieder van de dienst met een eigen wettelijke verantwoordelijkheid. Deze opsomming is limitatief:
- een wettelijke plicht;
- een onderbouwde melding van onmiskenbaar onrechtmatige inhoud;
- een acuut beveiligingsrisico;
- misbruik dat de dienstverlening aan andere gebruikers raakt, bijvoorbeeld spam die de bezorging van e-mail voor iedereen in gevaar brengt.
In die gevallen geldt: GoSellMate informeert de gebruiker, tenzij de wet dat verbiedt. GoSellMate grijpt zo licht mogelijk in (artikel 26.3 van de algemene voorwaarden). En van elke maatregel wordt vastgelegd wat er is gedaan, wanneer, en op welke grond.
Waarom lid 8 zo smal is opgeschreven
Lid 8 is de scheidslijn tussen onze rol als verwerker en onze rol als aanbieder. Grijpen wij niet in bij onmiskenbaar onrechtmatige inhoud waarvan wij weten, dan verliezen wij de bescherming van artikel 6:196c BW. Grijpen wij te ruim in, dan handelen wij buiten jouw instructie (artikel 29 AVG). Daarom staat er precies één grond: onmiskenbaar onrechtmatige inhoud waarvan wij daadwerkelijk weten. Alles daarbuiten doen wij niet.
Artikel 4Wat de gebruiker zelf moet regelen
De gebruiker is verantwoordelijk voor de gegevens die hij invoert en voor de reden waarom hij ze verwerkt. Concreet:
- De gebruiker heeft een geldige grondslag om de gegevens van zijn eindklanten te verwerken en te delen via deze dienst.
- De gebruiker informeert zijn eindklanten zelf, zoals artikel 13 en 14 AVG vragen. GoSellMate levert daarvoor een korte modeltekst zodra die klaar is. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de inhoud van zijn eigen privacyverklaring.
- Vrije tekst. Een voorstel is vrije tekst. De gebruiker kan er dus in principe alles in zetten, ook gegevens over gezondheid of andere bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 AVG). GoSellMate kan dat technisch niet tegenhouden en controleert de inhoud niet. De gebruiker zet zulke gegevens alleen in een voorstel als hij daar zelf een grondslag voor heeft onder artikel 9 lid 2 AVG.
- De gebruiker gaat zorgvuldig om met zijn inloglink en met de deel-links van zijn voorstellen. Wie de link heeft, kan het voorstel zien.
- De gebruiker gebruikt de dienst niet voor overeenkomsten waarvoor de wet een bijzondere vorm eist. Die lijst staat in artikel 22.4 van de algemene voorwaarden en op deze pagina.
Artikel 5 en 6
Geheimhouding en duur
Artikel 5Geheimhouding
- GoSellMate houdt de persoonsgegevens geheim, ook na afloop van deze overeenkomst.
- Alleen personen die de gegevens echt nodig hebben voor hun werk krijgen toegang.
- Feitelijke situatie op 18 augustus 2026: GoSellMate is een eenmansorganisatie. Eén persoon heeft toegang tot de productieomgeving. Er zijn geen medewerkers en er is op dit moment geen freelancer met toegang.
- Krijgt iemand anders toegang, bijvoorbeeld een ontwikkelaar of een supportmedewerker, dan tekent die persoon vooraf een geheimhoudingsverklaring en krijgt hij niet meer rechten dan hij nodig heeft. GoSellMate blijft voor het werk van die personen aansprakelijk alsof zij het zelf deed.
Artikel 6Duur en einde
- Deze overeenkomst gaat in op het moment dat de gebruiker hem accepteert en loopt zolang de gebruiker een account heeft.
- Zij eindigt automatisch als het abonnement eindigt. Artikel 5, artikel 12 en artikel 14 blijven daarna gelden.
- De verplichtingen bij het einde van de overeenkomst staan in artikel 12.
Artikel 7
Beveiliging (artikel 32 AVG)
GoSellMate neemt passende technische en organisatorische maatregelen. Dat is de wettekst. Hieronder staat wat dat concreet is.
Alles in deze lijst is op 18 augustus 2026 gecontroleerd in de echte omgeving, niet aangenomen. Wat er niet in staat, beloven wij niet. Een uitgebreider beveiligingsoverzicht sturen wij op verzoek toe, zie artikel 13 lid 2.
Artikel 7.1Scheiding tussen klanten
| Maatregel | Wat het is |
|---|---|
| Beveiliging per rij in de database | Op alle tabellen met klantgegevens staat row level security aan, met beleid dat per rij de ingelogde gebruiker vergelijkt met de eigenaar van de rij. Een gebruiker kan dus alleen zijn eigen gegevens zien |
| Geen directe tabeltoegang voor bezoekers | De publieke sleutel die op een voorstelpagina wordt gebruikt heeft geen enkel recht op de tabellen met klantgegevens. Ook geen leesrecht |
| Eén afgeschermde ingang voor de voorstelpagina | De voorstelpagina haalt gegevens op via één databasefunctie die precies teruggeeft wat de pagina nodig heeft, op basis van de geheime code in de link. Er is geen manier om via die functie een lijst van voorstellen op te vragen |
| Beperkte schrijfrechten | Een ingelogde gebruiker kan zijn eigen abonnementsgegevens niet aanpassen. Dat kan alleen de server. Zo kan niemand zichzelf een duurder pakket geven |
| Een eigen databaseproject | Offers draait in een eigen project voor Offers, los van de andere systemen van GoSellMate. De gegevens van eindklanten staan dus niet in dezelfde omgeving als andere systemen |
Artikel 7.2Versleuteling en toegang
- Versleuteling onderweg. Al het verkeer loopt over HTTPS met TLS, en een browser mag geen onversleutelde verbinding gebruiken.
- Versleuteling in rust. De opslag is versleuteld met AES-256, inclusief databasebestanden, indexen en logbestanden. Dat is de opgave van de leverancier.
- Beheersleutels alleen op de server. De sleutel waarmee de beveiliging omzeild kan worden staat alleen in de serveromgeving en nooit in code die de browser bereikt. Gecontroleerd in de gebouwde clientcode.
- Inloggen zonder wachtwoord. Gebruikers loggen in met een eenmalige link per e-mail. Er zijn dus geen wachtwoorden die gestolen of hergebruikt kunnen worden.
- Eén persoon met toegang tot de productieomgeving (artikel 5).
Artikel 7.3De publieke voorstelpagina
- Geen cookies van derden. De pagina zet geen sessiecookie en laadt geen lettertypen of scripts van buiten. De lettertypen staan op ons eigen domein.
- Niet vindbaar in zoekmachines. Op de voorstelpagina staat een noindex-instructie, in de pagina zelf en als header.
- Beschermd tegen inbedding en tegen het meelekken van de link. De pagina mag niet in een iframe van een andere site staan, en bij een klik naar buiten gaat alleen het domein mee en nooit het volledige pad met de geheime code erin.
- Geheime link. De code in de link is tien tekens uit een alfabet van tweeëndertig, dus ruim duizend biljoen mogelijkheden. Raden is praktisch onmogelijk.
Eén ding dat wij er eerlijk bij zeggen: zit er een video in het voorstel, dan staat die bij YouTube, Vimeo, Loom of Sendspark. De speler laadt pas als de ontvanger zelf op afspelen klikt, dus tot dat moment gaat er niets naar die partij. Klikt hij wel, dan gaat er een verzoek heen inclusief zijn IP-adres.
Artikel 7.4Back-ups, logging en beheer
- Dagelijkse back-up van de database, dagelijks, zeven dagen bewaring.
- Foutlogboek. Fouten uit database, opslag en betaalprovider gaan als doorzoekbare regels naar het logboek van de hostingpartij, met technische context.
- Geen persoonsgegevens van eindklanten in die logs. De logregels bevatten technische context en het interne gebruikersnummer, niet de inhoud van voorstellen.
- Geen echte klantgegevens in test- of ontwikkelomgevingen. Er is geen aparte testomgeving met een kopie van de productiedatabase.
- Grenzen op wat een gebruiker kan uploaden: 2 MB per bestand, alleen png, jpeg en webp. Bestandstypen waar code in kan zitten worden geweigerd, en de grens staat op de opslag zelf en niet alleen in de browser.
- Een grens op de omvang van een voorstel, afgedwongen in de database.
Artikel 7.5Eén openstaand punt dat je moet kennen
De map met logo's en foto's die gebruikers uploaden is openbaar. Iedereen met de exacte link kan zo'n bestand opvragen. Verwijdert een gebruiker zijn logo of zijn account, dan blijft dat bestand vandaag nog staan: er is nog geen automatische opruimactie. Zolang dat zo is, verwijdert GoSellMate zulke bestanden op verzoek met de hand, binnen vijf werkdagen. Dit staat hier omdat het artikel 12 raakt, waar staat dat gegevens worden gewist.
Het gaat vandaag om materiaal van de gebruiker zelf, zoals een logo of een portretfoto, en niet om gegevens van eindklanten. Een portretfoto is wel een persoonsgegeven, dus wij noemen het.
Artikel 8 en 9
Subverwerkers en doorgifte
Artikel 8Subverwerkers
- De gebruiker geeft GoSellMate algemene toestemming om andere verwerkers in te schakelen (artikel 28 lid 2 AVG). De actuele lijst staat op de subverwerkerspagina, met datum en versienummer.
- GoSellMate legt elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan, voor zover die op hem van toepassing zijn (artikel 28 lid 4 AVG).
- GoSellMate blijft tegenover de gebruiker volledig aansprakelijk voor wat een subverwerker doet of nalaat.
- Wijzigingen. GoSellMate kondigt een nieuwe of vervangende subverwerker minimaal dertig dagen van tevoren aan, per e-mail aan het adres van het account en op die vaste webpagina.
- Bezwaar. De gebruiker kan binnen die dertig dagen schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken. Partijen zoeken dan samen naar een oplossing. Komt die er niet, dan mag de gebruiker het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder kosten en met terugbetaling van vooruitbetaalde bedragen naar rato.
Artikel 9Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
- GoSellMate verwerkt de gegevens binnen de EER en geeft ze alleen door aan een land buiten de EER als daar een geldige grond voor is uit hoofdstuk V AVG.
- Per subverwerker staat op de subverwerkerspagina waar hij feitelijk verwerkt en op welke grond een eventuele doorgifte plaatsvindt.
- Waar de gegevens staan. De database en de opslag staan in Frankfurt (eu-central-1). De serverfuncties die de voorstelpagina tonen, staan ingesteld op Frankfurt (fra1). De gegevens van eindklanten worden dus in Europa opgeslagen en getoond.
- Waar er toch doorgifte is. Onze database-, hosting- en mailleverancier zijn Amerikaanse vennootschappen. Beheer, support en incidentafhandeling kunnen toegang vanuit de Verenigde Staten betekenen, ook als de opslag in de EU staat. Bij het versturen van een voorstel per e-mail staan de accountgegevens, de verzendgegevens en de logboeken van de mailleverancier in de Verenigde Staten. De inhoud van het voorstel gaat niet mee in de e-mail: die bevat een korte tekst en een link.
- Voor die leveranciers gelden afspraken die de Europese Commissie heeft goedgekeurd, het EU-U.S. Data Privacy Framework. Wij hebben daarnaast standaardcontracten met ze, de modelcontractbepalingen, voor het geval die goedkeuring vervalt.
Dit is nog niet geregeld
Voor GoSellMate zelf, gevestigd in de Verenigde Arabische Emiraten, is er geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Daar hoort een eigen doorgiftemechanisme bij richting jou, met GoSellMate als data-importeur. Dat is er vandaag nog niet. Wij zetten dat hier zwart op wit in plaats van het weg te laten, want jij onderbouwt jouw eigen naleving met dit document.
Artikel 10 en 11
Rechten van eindklanten en datalekken
Artikel 10Rechten van eindklanten
- Een eindklant heeft rechten: inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Die rechten oefent hij uit bij de gebruiker, niet bij GoSellMate. De gebruiker is immers de verwerkingsverantwoordelijke.
- Meldt een eindklant zich toch bij GoSellMate, dan handelt GoSellMate het verzoek niet zelf af. GoSellMate verwijst hem naar de gebruiker en laat de gebruiker binnen twee werkdagen weten dat er een verzoek ligt. Zelf handelen zou buiten de instructie vallen en dat is in strijd met artikel 29 AVG.
- GoSellMate helpt de gebruiker om zo'n verzoek uit te voeren, met passende maatregelen en rekening houdend met de aard van de verwerking.
- Wat de gebruiker vandaag zelf kan: een voorstel verwijderen in het dashboard. De gegevens van de eindklant in dat voorstel zijn daarmee weg uit de database.
- Eén uitzondering, en die is hard: een voorstel dat is ondertekend kan de gebruiker niet verwijderen. De database weigert dat, en niet als instelling maar als regel die niet te omzeilen is. Een ondertekend voorstel kan hij wel archiveren: dan verdwijnt het uit zijn overzicht en blijft het bewijs bestaan. Waarom dat zo is, staat in artikel 12.
- Wat nog niet gebouwd is: een exportknop en een knop om het hele account met alle gegevens te wissen. Zolang die er niet zijn, voert GoSellMate zulke verzoeken met de hand uit, binnen vijf werkdagen na een schriftelijk verzoek van de gebruiker, kosteloos.
- Blijft een verzoek buitensporig of gaat het om herhaald werk dat buiten de normale dienstverlening valt, dan mag GoSellMate redelijke kosten in rekening brengen, na een schriftelijke opgave vooraf.
Artikel 11Datalekken
- Artikel 33 lid 2 AVG zegt dat de verwerker de verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging informeert. Deze overeenkomst maakt dat concreet: GoSellMate meldt een datalek aan de gebruiker binnen 24 uur nadat GoSellMate er kennis van heeft genomen.
- Die 24 uur is bewust strak. De gebruiker heeft zelf 72 uur richting de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 33 lid 1 AVG), en zijn klok begint pas te lopen als hij het van GoSellMate hoort. Hoe later de melding, hoe minder tijd hij overhoudt.
- De melding bevat in elk geval, voor zover bekend: wat er is gebeurd, wanneer, en wanneer het is ontdekt; welke soorten gegevens het betreft en om hoeveel eindklanten het ongeveer gaat; de waarschijnlijke gevolgen; welke maatregelen zijn genomen of worden voorgesteld; en een contactpersoon voor vragen.
- Is nog niet alles bekend, dan meldt GoSellMate binnen 24 uur wat wel bekend is en vult het de rest aan zodra dat kan. Wachten op een compleet beeld is geen reden om de melding uit te stellen.
- GoSellMate meldt niet zelf aan de Autoriteit Persoonsgegevens en niet zelf aan de eindklanten. Dat is de taak en de keuze van de gebruiker. GoSellMate levert de informatie die hij daarvoor nodig heeft.
- GoSellMate houdt een intern overzicht bij van datalekken en van wat er is gedaan.
- GoSellMate helpt de gebruiker daarnaast bij zijn verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG: beveiligingsvragen beantwoorden, informatie leveren voor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, en meewerken aan een voorafgaande raadpleging als die nodig is.
Artikel 12
Einde: teruggeven of wissen
Artikel 12Wat er met de gegevens gebeurt (artikel 28 lid 3 sub g AVG)
Dit artikel gebruikt dezelfde termijnen als artikel 15 van de algemene voorwaarden en deel A3 van de privacyverklaring. Eén verhaal, op drie plekken hetzelfde.
- Eindigt de overeenkomst, dan kiest de gebruiker: alle persoonsgegevens terugkrijgen, of alle persoonsgegevens laten wissen. Die keuze geeft hij door binnen dertig dagen na het einde.
- GoSellMate voert die keuze uit binnen vijf werkdagen na de melding.
- Geeft de gebruiker niets door, dan blijven de gegevens negentig dagen na het einde van het abonnement beschikbaar, zodat hij ze nog kan ophalen of alsnog kan verlengen. Daarna worden ze verwijderd.
- Teruggeven. De gebruiker krijgt zijn voorstellen in een bruikbaar, machineleesbaar formaat. Zolang er geen exportknop is, levert GoSellMate de export met de hand binnen vijf werkdagen na een verzoek.
Wissen: twee beperkingen die waar zijn
- Back-ups. Gegevens kunnen nog tot zeven dagen in de dagelijkse back-ups zitten. Die back-ups worden niet apart doorzocht. Ze verlopen vanzelf en worden in de tussentijd niet gebruikt, behalve om een storing te herstellen.
- Geüploade bestanden. Zie artikel 7.5. Bestanden in de openbare opslagmap worden vandaag niet automatisch verwijderd. Zolang dat zo is, verwijdert GoSellMate ze op verzoek met de hand.
Uitzondering: het ondertekenbewijs
Van een ondertekening blijft het bewijs bewaard, ook als de rest wordt gewist. Dat gaat om het tijdstip, de kenmerken van de ondertekenaar, de akkoordtekst, de handtekening en de documentcode.
Daar hoort een gevolg bij dat je in het product merkt: een ondertekend voorstel is niet te verwijderen. Probeert de gebruiker het toch, dan weigert de database het en krijgt hij de uitleg waarom. Dat is bewust geen knop die wij konden vergeten, maar een regel die in de database zelf zit, zodat ook een fout in de software of een verzoek via de koppelingen hem niet omzeilt.
De reden is dat het bewijs anders precies dan verdwijnt wanneer het nodig is. Een handtekening is alleen iets waard zolang het spoor eromheen bestaat. Kon één van de twee partijen dat spoor met één klik wissen, dan is de handtekening voor de ander waardeloos, en juist de eindklant kan dat wissen niet tegenhouden.
Wat wél kan: archiveren. Het voorstel gaat uit het overzicht van de gebruiker en is daarmee uit zijn dagelijkse werk, terwijl de ondertekening blijft bestaan. Voor alles wat níet is ondertekend verandert er niets: dat kan de gebruiker gewoon verwijderen, wanneer hij wil. Archiveren loopt vandaag via de koppelingen; de knop in het dashboard staat op de lijst onderaan deze pagina. Zolang die er niet is, archiveert GoSellMate op verzoek, binnen vijf werkdagen.
Wat dit betekent voor een verzoek om wissing
Vraagt een eindklant aan de gebruiker om zijn gegevens te wissen en gaat het om een ondertekend voorstel, dan kan de gebruiker dat niet volledig uitvoeren. Wij wijzen hem daar niet pas op als hij erop klikt: het staat hier, en het staat in deel B4 van de privacyverklaring die de eindklant zelf kan lezen. De rest van het voorstel en de inhoud eromheen kunnen wel weg; het ondertekenbewijs blijft, met het recht van bezwaar dat daarbij hoort.
De bewaartermijn daarvoor is zeven jaar. Dat sluit aan bij de periode waarin ondernemers hun administratie bewaren en waarin een geschil over een overeenkomst nog kan spelen.
Waarom dit een uitzondering is: GoSellMate heeft hier een eigen belang, los van de gebruiker. Ontstaat er een discussie over de vraag of het product correct heeft vastgelegd wat er is getekend, dan moet GoSellMate dat kunnen laten zien. Voor dat deel is GoSellMate zelf verwerkingsverantwoordelijke, op grond van gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). De eindklant wordt daarover geïnformeerd in deel B4 van de privacyverklaring, inclusief zijn recht van bezwaar.
Waarom deze uitzondering smal blijft
Dit is het scherpste punt van dit document. Een uitzondering op de wisplicht mag, maar een te ruime uitzondering holt artikel 28 lid 3 sub g uit. Daarom geldt hij alleen voor het ondertekenbewijs van een contract dat werkelijk is getekend, en niet voor voorstellen die nooit tot een handtekening hebben geleid. Die wissen wij wel.
Artikel 13 en 14
Naleving aantonen en aansprakelijkheid
Artikel 13Aantonen van naleving en audit
- GoSellMate stelt de gebruiker alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit artikel 28 AVG worden nagekomen.
- Eerste lijn, kosteloos. GoSellMate stuurt op verzoek een beveiligingsoverzicht en beantwoordt een gebruikelijke beveiligingsvragenlijst binnen twintig werkdagen. Voor de meeste gebruikers is dat genoeg.
- GoSellMate houdt een register bij van de verwerkingen die hij als verwerker uitvoert (artikel 30 lid 2 AVG) en stelt dat op verzoek beschikbaar.
- Tweede lijn, een echte audit. De gebruiker mag een audit laten uitvoeren, zelf of door een onafhankelijke deskundige die geen concurrent van GoSellMate is en die geheimhouding tekent. Maximaal één keer per twaalf maanden, minimaal dertig dagen van tevoren schriftelijk aangekondigd, tijdens kantooruren, en zonder de dienstverlening onnodig te verstoren. De gebruiker draagt de kosten, ook de redelijke kosten die GoSellMate maakt om eraan mee te werken.
- Uitzondering. Is er een datalek geweest dat de gebruiker raakt, of blijkt uit een audit dat GoSellMate tekortschiet, dan vervallen de beperking op frequentie en de kostenregeling. GoSellMate draagt dan zelf de kosten en werkt mee aan een herhaalonderzoek.
- GoSellMate kan geen audit toestaan die inzage geeft in gegevens van andere klanten. Dat is geen onwil maar een verplichting jegens die andere klanten.
Artikel 14Aansprakelijkheid
- De aansprakelijkheid tussen partijen staat volledig in artikel 23 van de algemene voorwaarden. Die regeling geldt ook voor deze overeenkomst. Deze overeenkomst bevat zelf geen aparte of afwijkende beperking, zodat er nooit twee teksten naar elkaar kunnen verwijzen zonder dat ergens een bedrag staat.
- Wat niet weg te contracteren is. Artikel 82 AVG geeft een betrokkene het recht om zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de verwerker rechtstreeks aan te spreken. Een klant van jou mag ons dus allebei aanspreken, en voor het hele bedrag. Deze overeenkomst verandert daar niets aan en kan dat ook niet.
- Krijgt de een een boete of een schadeclaim die aantoonbaar veroorzaakt is door een tekortkoming van de ander, dan draagt die ander dat deel.
- De beperking van aansprakelijkheid geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid.
Artikel 15 tot en met 17
Wijziging, recht en akkoord
Artikel 15Wijziging van deze overeenkomst
- GoSellMate mag deze overeenkomst wijzigen als wetgeving, rechtspraak of de dienst daar aanleiding toe geeft.
- Een wijziging wordt minimaal dertig dagen van tevoren aangekondigd per e-mail en met een melding in het dashboard.
- Is de wijziging in het nadeel van de gebruiker, dan mag hij binnen die dertig dagen opzeggen tegen de ingangsdatum, zonder kosten.
- Elke versie heeft een eigen nummer en datum. GoSellMate legt per gebruiker vast welke versie hij heeft geaccepteerd, wanneer, en vanaf welk IP-adres.
Artikel 16Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Rotterdam, nadat partijen eerst hebben geprobeerd het samen op te lossen.
Artikel 17Akkoord
Deze overeenkomst wordt elektronisch geaccepteerd bij het aanmaken van het account, met een apart vinkje, los van het vinkje voor de algemene voorwaarden. Twee vinkjes, niet één. GoSellMate legt vast: het accountnummer, het versienummer van dit document, het tijdstip en het IP-adres.
Wat hier nog niet klopt
Die twee vinkjes zitten vandaag nog niet in de aanmeldflow, en de vastlegging van versie, tijdstip en IP-adres dus ook niet. Dat moet er zijn voordat deze overeenkomst in gebruik gaat, want zonder dat bewijs kun je niet aantonen dat déze gebruiker déze versie heeft geaccepteerd. Het staat op de lijst onderaan deze pagina.
Bijlage 1
Overzicht van de verwerking
Deze bijlage vult artikel 28 lid 3, eerste alinea AVG in. Nagekeken in de echte database op 18 augustus 2026, kolom voor kolom. Het is dus geen aanname.
1.1Onderwerp, aard, doel en duur
| Onderwerp | Twee dingen. Eén: het opslaan, versturen, tonen en beschikbaar houden van zakelijke voorstellen die de gebruiker maakt voor zijn eigen klanten, onder het merk van de gebruiker. Twee: het bijhouden van de contacten en de verkoopkansen van de gebruiker in het CRM, inclusief het binnenhalen van nieuwe contacten uit een bron die de gebruiker zelf aanwijst. Zie bijlage 1.7 |
| Aard van de verwerking | Opslaan, ordenen, opvragen, versturen, tonen, wijzigen en wissen. Alles binnen de dienst. Geen profilering, geen geautomatiseerde besluitvorming, geen doorverkoop, geen AI-training |
| Doel | Uitsluitend het leveren van de dienst aan de gebruiker: een voorstel maken, delen via een geheime link, versturen, laten bekijken, laten tekenen, en de gebruiker laten zien of en wanneer dat is gebeurd. Daarnaast: de contacten van de gebruiker vastleggen, tonen waar ieder van hen staat in zijn eigen verkoopproces, en zichtbaar maken wat er sinds de vorige keer is gebeurd. GoSellMate gebruikt deze gegevens voor geen enkel eigen doel |
| Duur | Zolang de gebruiker een account heeft, plus de termijnen uit artikel 12 |
1.2Categorieën betrokkenen
- Eindklanten van de gebruiker. De personen aan wie een voorstel wordt gericht.
- Personen die in een voorstel worden genoemd. Bijvoorbeeld een contactpersoon, een collega van de eindklant of een verwijzing naar een derde in de vrije tekst.
- Personen die de link openen. Iedereen die de link krijgt en aanklikt, ook als het voorstel niet aan hem gericht is.
- Contacten en leads van de gebruiker. Iedereen die de gebruiker in het CRM zet of die via een koppeling binnenkomt, ook als er nooit een voorstel voor die persoon wordt gemaakt. Dit is sinds september 2026 de grootste groep.
1.3Welke persoonsgegevens er echt worden verwerkt
| Gegeven | Waar het vandaan komt | Wanneer |
|---|---|---|
| Naam van de eindklant | Ingevuld door de gebruiker | Bij het maken van het voorstel |
| Bedrijfsnaam van de eindklant | Ingevuld door de gebruiker | Bij het maken van het voorstel |
| Vrije tekst in het voorstel: opening, situatie, doel, aanbod, prijzen, planning | Ingevuld door de gebruiker | Bij het maken van het voorstel |
| Video-URL in het voorstel | Ingevuld door de gebruiker | Bij het maken van het voorstel |
| E-mailadres van de eindklant | Ingevuld door de gebruiker | Als hij het voorstel vanuit de dienst per e-mail verstuurt |
| Het moment waarop die e-mail is verstuurd | Automatisch | Bij het versturen |
| Aantal keer geopend, tijdstip van de eerste en de laatste opening | Automatisch | Bij het openen van de voorstelpagina |
| De geheime code in de deel-link | Automatisch | Bij het maken van het voorstel |
| Naam, e-mailadres, akkoordtekst, tijdstip, IP-adres en browsergegevens van de ondertekenaar, plus een SHA-256-code van het voorstel | Automatisch | Bij het accorderen en tekenen |
Bij het openen van een voorstelpagina worden géén IP-adres en géén browsergegevens van de eindklant vastgelegd. Dat gebeurt alleen op het moment van tekenen, want daar is het onderdeel van het bewijs. Meer opschrijven dan je verwerkt is net zo fout als minder.
Hier stond tot 14 augustus 2026 ook dat wij meten of en wanneer de e-mail is geopend. Dat is niet zo en het gebeurt nergens in de software. Wij zetten geen onzichtbare afbeelding in de mail en wij laten de links niet via een tussenpagina lopen, dus wij weten alleen dát de mail is verstuurd. Wat wel wordt geteld, is het openen van de voorstelpagina zelf, en dat is de regel eronder. Wordt dit later wel gebouwd, dan komt het hier terug voordat het aangaat.
1.4Bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere categorieën (artikel 9 AVG) zijn niet uitgesloten en kunnen voorkomen. Een voorstel is vrije tekst. Een coach kan schrijven: traject voor herstel na burn-out. Dat is een gegeven over gezondheid. GoSellMate kan dat technisch niet tegenhouden, controleert de inhoud niet en weet niet wanneer het gebeurt. De verantwoordelijkheid ligt bij de gebruiker, zie artikel 4 lid 3. Doen alsof dit is uitgesloten zou feitelijk onjuist zijn.
Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen (artikel 10 AVG) horen niet in deze dienst thuis.
1.5Waar de gegevens staan en worden verwerkt
| Onderdeel | Waar | Opmerking |
|---|---|---|
| Database, opslag en inloggen | Frankfurt (eu-central-1) | Supabase, in een eigen project voor Offers, los van de andere systemen van GoSellMate |
| Voorstelpagina en dashboard (serverfuncties) | Frankfurt (fra1) | Vercel. Zowel de eerste opvang van het verzoek als het uitvoeren van de functie staan op Frankfurt |
| Versturen van e-mail | Vertrek vanuit de Europese regio | Resend. Accountgegevens, verzendgegevens en logboeken staan in de Verenigde Staten. De inhoud van het voorstel gaat niet mee in de e-mail |
| Betalingen | Verenigde Staten en EU | Stripe. Alleen gegevens van de gebruiker. Er komen geen gegevens van eindklanten bij de betaalprovider, want de eindklant betaalt niet in het voorstel |
1.6Bewaartermijnen
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Voorstellen met de gegevens erin | Zolang het account bestaat. Een voorstel dat niet is ondertekend kan de gebruiker zelf verwijderen, wanneer hij wil. Een ondertekend voorstel kan hij archiveren maar niet verwijderen (artikel 12) |
| Na opzegging van het abonnement | Negentig dagen beschikbaar, daarna verwijderd (artikel 12 lid 3) |
| Dagelijkse back-ups | Zeven dagen, daarna verlopen ze vanzelf |
| Geüploade logo's en foto's | Worden vandaag niet automatisch verwijderd. Op verzoek met de hand, binnen vijf werkdagen. Zie artikel 7.5 |
| Technische foutlogs | Bepaald door het abonnement bij de hostingpartij. Wij leggen die termijn vast, zie de lijst onderaan |
| Ondertekenbewijs | Zeven jaar (artikel 12) |
| Contacten, notities, kaarten en binnengekomen gebeurtenissen in het CRM | Zolang het account bestaat. De gebruiker kan een contact zelf verwijderen, wanneer hij wil. Komt het contact uit een koppeling, dan haalt een verwijdersignaal van de bron het hier ook weg |
1.7Het CRM en het binnenhalen van contacten
Sinds september 2026 is het CRM onderdeel van de dienst. Dat is een andere verwerking dan een voorstel: er staan mensen in met wie nog helemaal niets is gebeurd, en ze komen er niet altijd met de hand in. Daarom staat het hier apart en niet weggewerkt in de tabel hierboven.
| Gegeven | Waar het vandaan komt | Wanneer |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam van een contact | Ingevuld door de gebruiker, of aangeleverd door een bron die de gebruiker aanwijst | Bij het aanmaken, of bij elke ronde van de koppeling |
| Wat de gebruiker zelf noteert: de volgende stap, de datum daarvan en vrije notities | Ingevuld door de gebruiker | Wanneer hij dat opschrijft |
| De kaart op het bord: titel, fase, bedrag en positie | Ingevuld door de gebruiker, of automatisch aangemaakt in de eerste fase bij een binnengekomen contact | Bij het aanmaken en bij elke verplaatsing |
| Gebeurtenissen uit een koppeling: dát er iets gebeurde, met de soort en het tijdstip | Van de bron die de gebruiker aanwijst | Elk kwartier bij ophalen, of direct bij aanleveren |
| De herkomst van een contact: welke bron, en de sleutel die de bron voor die persoon gebruikt | Automatisch | Bij het eerste binnenkomen |
De INHOUD van een bericht bij de bron komt niet mee. Van een supportvraag komt binnen dát er een vraag is gesteld en wat de toestand ervan is, niet wat er stond. Bij een formulier dat de klant zelf naar ons toestuurt komt de tekst wél mee, want dan is die tekst de lead. Dat verschil zit in de software en niet in een afspraak.
Er zijn twee manieren waarop een contact binnenkomt. In beide gevallen wijst de gebruiker de bron aan en bepaalt hij of die aan blijft staan:
- Ophalen. GoSellMate haalt elk kwartier op wat er bij de bron nieuw is. De bron bepaalt zelf wat hij vrijgeeft. Er gaat geen sleutel van de bron naar GoSellMate, en GoSellMate kan bij de bron niets wijzigen.
- Aanleveren. De bron stuurt zelf een bericht naar een adres met een geheim erin. Dat adres schrijft uitsluitend in de werkruimte van die ene gebruiker en kan niets teruglezen. In de database staat alleen de vingerafdruk van dat adres, nooit het adres zelf.
Wat er gebeurt bij een verwijdering aan de bronkant
Meldt de bron dat een persoon daar is verwijderd, dan maakt GoSellMate naam, e-mailadres en telefoonnummer van dat contact leeg, zet een verwijdermarkering, en wist wat er over die persoon uit de koppeling was binnengekomen. Dat is artikel 17 AVG in code en niet in een belofte.
Bijlage 2Subverwerkers
De actuele lijst, met per partij de dienst, de gegevens, de plaats van verwerking en de grond voor doorgifte, staat op een eigen pagina met datum en versienummer: offers.gosellmate.com/juridisch/subverwerkers. Zo kun je hem los doorsturen naar je eigen klant of naar een toezichthouder.
Eerlijk over de stand
Wat aan deze tekst nog niet af is
Deze overeenkomst geldt zoals zij hier staat. Hieronder staat wat er aan onze kant nog open is. Dat is ongemakkelijk in een document dat je aan een klant voorlegt, maar het alternatief is een onjuiste mededeling in een contract, en dat is erger.
- Het doorgiftemechanisme voor GoSellMate zelf in de Verenigde Arabische Emiraten (artikel 9).
- De vertegenwoordiger in de Europese Unie aanwijzen (artikel 27 AVG) en zijn naam en adres in artikel 1 zetten. Tot dat zo is loopt het contact rechtstreeks via ons.
- Automatisch opruimen van geüploade bestanden bij verwijderen (artikel 7.5 en 12).
- Een exportknop en een knop om je account te laten wissen (artikel 10 en 12). Zolang die er niet zijn, doen wij het met de hand binnen vijf werkdagen.
- Een datalekprocedure op papier, zodat de 24 uur uit artikel 11 ook waar te maken is in een week waarin er iets tussenkomt.
- De werkelijke bewaartermijn van de technische logs bij de hosting- en databaseleverancier opzoeken en in bijlage 1.6 zetten.